好用的 CMS 具備哪些要素？
由於目前任職的公司就是在做 CMS 系統，對於 CMS 多少算是有自己的一番心得，以下整理了一下自己的想法，替目前為止學到的觀念作個總結。
在本篇文章內容中，首先會說明貫串整個系統的通用概念，並依序說明「功能架構」、「資料處理」、「外掛支援」等面向，自己認為有哪些優化方式，並在最後統一說明所有內容在「介面呈現」上如何處理為佳。
本文純為個人工作經驗的淺見，還請不吝批評指教。
目錄
通用概念
CMS 各面向分析
參考資料
通用概念
首先來說說通用概念的部分，個人認為這部分的重要性，在於這些思考貫穿整個系統，在講述後面的架構時會隨時提到，所以放在最前面提及。
簡單直觀的操作邏輯
首先來說說直觀操作，這部分其實不只 CMS，算是所有網站的通用觀念。
有時候， CMS 會被預設是要提供給受過訓練，已經具備知識技術的人使用。比起一般大眾造訪的網站，CMS 的內容和操作確實更複雜，使用者需要更多學習時間，才能理解如何與系統互動。但也正因為如此，某種方面來說，CMS 甚至必須比一般網站更追求直觀方便，才不會在操作時給使用者帶來過大的負擔。
理想的 CMS 應該盡可能讓使用者在經過一段適應期後，只用最自然的人腦邏輯就能操作系統，像是役使手腳一般順暢地改動上面的內容。而且即便間隔一段時間不碰，回來後依然能很快上手，就像學會了腳踏車一樣，一輩子都再也忘不掉這項技能。
那些最好用的工具，往往都是操作簡單的。而且越是複雜的東西，則更應該盡可能地簡化它，不要讓工具成為「工藝」，讓使用者只敢遠觀而不敢褻玩。同時也唯有簡單直觀，才能讓數位工具更貼近人的思考，更加符合「人性」。
可客製化的靈活度
作為一位 RD 非常能夠理解，需求是永遠改不完的，因為使用者的狀況每天都會改變，他的需求當然也跟著天天都不一樣。每位需求者都巴不得有位 24 小時為他待命的工程師，讓他隨時想改哪就改哪，一直到這個工具完全順手滿意為止，但就人力資源成本上來說，這肯定是不可能的事情。
而既然我們提供的產品使用者不滿意，那不如就讓他們自行打造一個吧！
開發系統時，在每個地方保留更多客製化的靈活度與空間，讓使用者能將現有功能自己調整成理想的樣子。如此不但能提升使用者滿意度，也解放了工程師的時間，能夠繼續在其他地方為使用者提供價值。
但說歸說，客製化這件事情矛盾的地方或許是在於，越複雜、越需要客製化的系統，便越難以提供可客製化的靈活度。這個部分，就同樣是留給工程隨時思考的一個課題了。
以下會試著在各方面提出能夠達成客製化的具體方式，以期引發更多類似發想，提供整體系統更大的靈活度。
CMS 各面向分析
接著就來到 CMS 本身囉，CMS 中文一般稱為「內容管理系統」，基本定義是指可存放、瀏覽、操作各種資料的一個儲存器，現在多數 CMS 都具備支持多人操作與權限控管、資料版本控制等功能，可大幅有效地提高處理資料的效率與質量。
以下就來說說，大致上能從哪些方面找到準則，以打造出更加好用且方便操作的 CMS。
功能架構
分類分層是王道
一個工具要好用，自然要功能強大，能滿足各種需求。但許多功能強大的工具，在操作上往往相當複雜，與簡單直觀這個原則相違背。
有些 CMS 的 Dashboard，一點進去就揚揚灑灑列出一堆圖表和數據。如果實際上對使用者來說根本用不到的話，成為介面上的雜訊也就算了，更多時候還浪費效能和流量抓取處理這些資料，即便系統消耗得起，等待的時間卻無一不在消耗使用者的精力與耐心。
除此之外，眾多的項目在 Menu 中列成一大串，也同樣會讓使用者面對眾多資訊無從下手而感到茫然，因此對這項工具卻步。
功能多這種事沒有人會嫌棄，但是如果打算要和使用者長久相處，應該並不需要一見面就把所有功能一股腦塞到人家面前。
當一個介面中的功能超過十項時，分類和分層便成了重中之重，畢竟分類是人腦自然的運作方式。比起記憶 9 個毫無關聯的單字，每組 3 個總共 3 組的肯定更容易記憶，因為這更符合人腦自然的邏輯規律。
如此一來不單能簡化一個畫面中的資訊，也能夠協助使用者在他們腦中建構 CMS 的功能架構，想要使用什麼功能時，系統呈現的結構和他們腦中的結構邏輯是一致的，避免想找某個功能但老半天就是找不到的事情發生。
如果擔心多層分類會導致需要多點幾下才能找到需要的功能，則可在 Menu 上設置自訂捷徑。進一步甚至可能讓使用者自訂選單的分層方式，哪些功能對使用者來說是一類，或許更符合使用者自己作業時的 SOP，在無形中減去許多時間成本。
如此也呼應到開頭所說的客製化，直接邀請使用者來打造一個他感到順手的工具。
GCP 釘選項目成為捷徑區塊的功能超棒！也許就是他們也知道自己的項目實在太多了…
而 DashBoard 則同樣比照辦理，讓使用者自行決定需要哪些區塊。更進一步則可以考慮，是否能設計成可以將區塊以拖拉方式移動、增刪，讓整體操作變得更直觀，幾乎可以不加思考。
如此一來，系統的功能多元強大才能成為優勢，而不是成為使用者的一種負擔。
資料處理
CMS 的優勢是便於管理與整合各種形式的資料，甚至可以說是其核心部分也不為過，以下就來試著說說有哪些資料處理方式，能夠打造出好用的 CMS。
新增、刪除、更改、整理資料
在這部分，首要著重的是減少使用者執行大量重複的行為，用最少的操作能夠處理最大量的資料以節省時間並減少錯誤，這不正是 CMS 此類工具被創造的最大主因嗎？
關於這點或許能夠參考電商後台。同樣作為一種 CMS，電商網站的後台由於需要面對更廣大的使用者類型，如何降低學習曲線，以減少使用者選擇平台介面時的推力，對這類平台來說算是一大重點。
批次上架、刪除、更改這些對電商來說都算是基本操作了，但有些對使用者來說內容量更龐大的 CMS，在這部分卻做得沒有電商完整。使用者甚至自己必須開發出一些「旁門左道」，或者額外找工具來混搭操作，才能達成大量快速處理資料的目的。
個人認為，如文檔、影像影音等基本型態的資料，應該都要能支援批次處理功能。想像一下在處理大量資料時，一種狀況是一次次點開新增頁面然後一一輸入每個欄位；另一種則直接將資料整理好，再將這些資料一次餵給系統處理，肯定是後者更省時省力。
就拿上傳資料來說，格式一致的純文字資料，即是說最後能以表格方式呈現的資料類型，如果無法在系統內做到批次操作，至少應能夠支援 json、CSV 等通用格式匯出匯入，讓使用者方便使用其他專業工具修改，同樣達成能讓使用者批次操作這個目的，而不需要讓他們需要想辦法自己另外處理資料。
Google 雲端硬碟在上傳本地資料時完全可以無縫接軌
而像是影像影音以及其他類型的資料，在處理時更多時候則可能是花時間在分類分層上。要解決這個問題，為系統打造一個容易操作的介面或許是個方法，但是否有其他方式可以節省成本呢？
假設原本在使用者的電腦本機中，儲存的方式就是最終的資料架構，系統何不考慮連同架構分層直接存取 File Explorer 的資料？就像 Google 雲端存取資料一般，和本機 File Explorer 在操作上毫無隔閡，如同在同個系統存取一般，如此也同時節省了使用者的學習成本，達成「直覺式」的操作行為。
外掛支援 / 外部 API 串接
工程領域有句常被引用的話是「不要重複造輪子」，已經存在且好用的功能，如果能直接引進到自己的系統中來利用，不是一件省時省力又高 CP 值的事情嗎？就如同現在盛行的第三方 API，在個別獨立的系統之間製作接口，在保證資料安全的情況下互相交換資料，使用其他平台已開發完善的技術，以增加系統的功能性。
在網站架設的領域，現在市占最高的 WordPress，於文章發表日 2021 年 6 月來看，光是免費外掛便超過 6 萬個。除了 WordPress 本身的功能之外，這些外掛也無疑壯大了 WordPress，替使用者帶來遠超於它本身價值，奠定了 WordPress 在同業的霸權地位。
而除了數量之外，外掛的學習曲線也是要考量的一大原則。要嘛外掛本身就容易操作、簡單上手，要嘛就是想辦法串接普及率高的功能或平台，如 GCP、AWS，社群則像是 Facebook、LINE、Slack 等，使用者很大機率原本就會使用，將學習曲線盡可能降低，如此才能維持多功能的優勢。
如今有不少企業，甚至僅以開發外掛、支援性 API 作為主要業務。畢竟既然輪子已經在那裡了，很多時候不需要自己重新造一個。而是可以選擇在此基礎上，思考如何做出更厲害的車子，甚至是其他沒有任何人想過的產品，我想才是這個網路資源爆炸、開源共享的年代應該為之努力的方向。
畫面呈現
在功能和資料講完後，以下綜合來講各方面的畫面呈現規則。
Icon / 圖片當道
在直覺式操作中，閱讀圖像的速度比閱讀文字快 6 萬倍，且具有跨語言的優勢，這也是許多 App、電商操作平台介面，都以 icon / 圖像方式呈現選項的原因。
而在使用圖像符號時，大多時候遇到的困難，很可能是占據同樣版面的圖片比起文字乘載的訊息量要少，如果沒有額外說明，使用者可能完全無法得知不同圖示具體代表的涵義。
對此的解決方法，或許可以選擇圖文搭配顯示，讓使用者同時記憶圖像和文字，在辨別畫面時可以利用圖片快速處理訊息，在腦中就迅速轉換成文字，如此一來便彌補了圖片乘載資訊量不足的問題。
以上再進一步的話，則可以讓使用者在熟悉介面後，自行選擇是否顯示文字，將說明改為 Tooltip 等不占版面的形式，這樣便能節省更多畫面空間，並屏蔽掉對使用者來說不必要的雜訊。
・Firebase 左側 Menu 全部以 icon 來呈現，使用上更加直觀。
・所有選單項目其實有做分組，但在視覺上不太明顯。
分層簡化
這部分和前文「功能架構」中提到的一樣，既然圖片加快了速度、減少了資訊量，那在同一頁面中呈現的圖片量就不應太多。
如果拿簡報當成例子，同樣的資訊量，比起在少少幾頁塞滿文字圖片，盡可能將資訊以圖片方式呈現，並且分成多頁來表達，對受眾來說是更容易吸收資訊的。
這裡依然貫串了簡單直觀的法則，將純文字改為圖片是一種簡化，而將圖片視為物件分類、分層處理，則是更近一步的簡化。這樣不僅沒有壓縮總體資訊，還能讓使用者更輕鬆地接收訊息。直觀的圖片呈現方式，可說是實現「人性化」系統不可或缺的要素之一。
資料呈現方式
表格資料處理
表格除了拿來呈現資料之外，如果能直接在表格上可以更改內容，成為更新資料的介面，能夠提供使用者更大的方便。
不過在電商網站中，似乎較少看到提供表格形式批次更改資料內容的功能，這點也許是因為 mobile 的顯示介面較小，無法凸顯出表格原本具有一次性清楚呈現大量資料的優勢。
關於這部分，或許能夠考慮靈活性更高呈現方式。比如說電商網站要管理商品時，我這次操作全部只想更動價格，或只想更動庫存，那在小型介面的呈現上便有更佳的可行性。
除了編輯之外，在純粹的資料呈現上就更是如此了。如果資料的欄位多到不止手機，就是再大的電腦螢幕也放不下，那乾脆讓使用者自己挑選要呈現哪些欄位資料，省時又便利。
Windows 檔案總管：自己選擇要顯示哪些資料！使用者是最懂他們自己需要什麼的人，與其幫他們畫紅線，不如讓使用者自訂出更客製化的內容。
呈現複雜資料
有時候，單筆資料內容很多，點開後整個頁面長長的拉不到盡頭。明明只是要看其中某個欄位，結果上上下下找得眼睛脫窗。
在這部分，可以考慮善用摺疊功能（前端一般稱 Collapse 或 Accordion），將眾多資料同樣用分類的方式呈現。等需要的時候再點開大分類，顯示底下的細目欄位。
如果是不常更動，甚至基本上僅使用預設值的資料，就非常適合用這樣的方式處理。而這部分則同樣可以開放客製化，讓使用者自行選擇哪些資料要自動展開，哪些又是自動收合。
依然是那句老話，使用者想要的，他們自己最清楚，那不如就讓他們自己來吧。
介面邏輯直觀
有時候，工程師可能會囿於撰寫代碼時的邏輯，創造出對使用者來說很奇怪的介面。
就拿使用者客製化設定操作來說好了，在工程師看來，可能從程式任何地方存取，都是呼叫同個地方的同個檔案，所以呈現介面時，會自然而然地將所有客製化設定集中在一個頁面上。
但是對使用者來說，這些設定的調整結果，最後卻有可能是呈現在完全不同、甚至無關的介面中。
打個比方來講，就像是水電師傅因為施工方便，把家裡所有房間的電燈開關集中在門口施作，而這對使用者來說根本是完全不符邏輯的事情。
一開始為了記住對應的電燈開關，甚至得在調整後走到房間去確認對應的燈泡是哪個。對應到系統操作時，可能就會變成要同時開啟兩個視窗，才有辦法進行調整操作。
如果是不能雙開的系統，那就真的變成要調整一個設定後切換到頁面中確認，才可能知道剛才進行調整的到底是哪裡的設定。
而當數量一多，則更可能搞混在一起，有些開關甚至可能因為找不到對應的燈泡，而對使用者來說變成純粹的裝飾品。
所以能夠系統上能夠互動的部位，以及會連動產生影響的地方，由於架構時的邏輯和操作時的邏輯並不一樣，工程師也需要多培養能隨時切換到使用者角度看待系統的能力。
另外，還有另一種也相當尷尬的狀況，則是設定頁面的按鈕做得過於隱密，結果使用者完全找不到，或者根本不知道有這樣的功能存在。
而介面上的各種元件項目，要如何不成為網頁上的雜訊，又能正常發揮功能，則又是 UI 領域另一個持續的挑戰了。
結語
以上以非常粗淺的方式說明了自己對 CMS 的認知，其中也包含一些進行程式工作的心得，記錄在此方便往後回顧。
總結來說，任一種與資料相關的系統幾乎都難以避開 CMS，往後大概也會有機會繼續學習這方面的知識，而這篇文章，就當成自己工程師生涯一個小小的記錄點吧。
